QUOI FAIRE POUR CRÉER UN NOUVEAU CLUB DE PÉTANQUE
Le guide de démarrage et de gestion d’un club de Pétanque se veut un outil de référence adressé aux personnes intéressées à mettre sur pied un club de Pétanque et en assurer la bonne gestion. Tous les détails des étapes et procédures devant être mises en place pour la création d’un club.
ÉTAPES ESSENTIELLES DE LA CRÉATION D’UN CLUB
Le processus de création d’un club est une démarche somme toute assez simple. Une fois l’incorporation complétée, l’affiliation permettra de bénéficier de plusieurs avantages à votre club et à vos membres également.
1ère étape: Incorporation du club au Registraire des entreprises (obligatoire). Rendez-vous sur le site du registraire via le lien ci-dessous pour compléter les différentes étapes. La documentation ci-dessous peut également vous aider à comprendre et naviguer à travers les étapes de l’incorporation de votre club.
http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/demarrer/
Voici les différentes étapes d’incorporation d’un club avec information complémentaire à propos de chacune de ces étapes
IDENTIFIER AU MOINS 3 ADMINISTRATEURS
Identifier trois personnes âgées de 18 ans et plus qui agiront comme requérant auprès de l’Inspecteur général des institutions financières.
Vous devez vous assurer que le nom que vous avez choisi est conforme à la loi et aux règlements. Pour plus d’information concernant la conformité du nom de l’entreprise, consultez la page Définition et règles applicables au nom de l’entreprise ou le guide intitulé Les noms d’entreprises au Québec (IN-531) .
Vous devez également vérifier que le nom que vous avez choisi n’est pas utilisé par une autre entreprise au Québec. Pour ce faire, vous pouvez, avant de produire votre demande, rechercher le nom au moyen du service en ligne Rechercher une entreprise au registre .
Si vous êtes d’avis que le nom que vous avez choisi est conforme à la loi et aux règlements et qu’il n’est pas utilisé par une autre entreprise au Québec, vous pouvez demander une réservation de nom auprès du Registraire. Veuillez noter que la réservation de nom est facultative. Elle s’effectue au moyen du service en ligne Produire une demande de réservation de nom . Toute demande de réservation de nom entraîne des frais. De plus, une réservation est valide pour 90 jours.
Les lettres patentes sont des documents délivrés en vertu de diverses lois afin de créer une personne morale. Les lettres patentes sont déposées au registre des entreprises.
Pour demander la constitution d’une personne morale sans but lucratif, vous devez :
Vous devez remplir le formulaire à l’écran et l’imprimer avant de le signer.
Voici la liste de documents à joindre à votre demande de constitution de personne morale sans but lucratif :
Pour connaître tous les frais qui s’appliquent à la constitution par lettres patentes dans le cadre d’une demande de constitution d’une personne morale sans but lucratif, consultez la page Tarifs du Registraire des entreprises pour une personne morale sans but lucratif québécoise.
Des frais sont exigés pour le dépôt d’une demande de constitution en personne morale sans but lucratif. Il est possible qu’un service prioritaire vous soit offert moyennant certains frais additionnels; le paiement de ces frais peut être effectué par carte de crédit à la toute fin de la demande, à l’étape Accusé de réception.
Si vous optez pour un autre mode de paiement, vous aurez besoin du logiciel Acrobat Reader pour pouvoir imprimer un bordereau de paiement. Vous devrez joindre ce bordereau à votre chèque ou à votre mandat-poste ou le présenter au moment de votre paiement en personne dans un bureau de Services Québec.
Notez que votre demande sera traitée seulement après la réception de votre paiement et que ce dernier doit parvenir au Registraire des entreprises dans les 10 jours ouvrables suivant la transmission de la demande.
Si votre demande est conforme et complète et que les frais exigibles ont été payés, le Registraire vous transmettra des lettres patentes. Le Registraire constitue la personne morale sans but lucratif et l’immatricule en lui attribuant un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). De plus, il déposera les lettres patentes au registre des entreprises.
Toute personne morale sans but lucratif constituée doit produire une déclaration initiale à la suite du dépôt de son acte constitutif au registre.
Pour remplir cette obligation, vous devez produire la déclaration initiale d’une personne morale . La production d’une déclaration initiale est gratuite si le dépôt au registre est effectué dans les 60 jours suivant l’immatriculation. Après ce délai, la déclaration devra être accompagnée du paiement de la pénalité prévue en cas de retard. De plus, l’entreprise s’expose à des sanctions administratives et pénales si elle ne produit pas la déclaration initiale lorsqu’elle est requise.
POURQUOI IL EST IMPORTANT D’AFFILIER SON CLUB
La première démarche dans la formation d’un club de Pétanque est la constitution du club en corporation à but non lucratif. Voici pourquoi :
La direction d’un club sportif implique que ses dirigeants posent des gestes à l’égard des membres, des gens et organismes de l’extérieur qui ont des implications légales. Il est nécessaire de constituer le club en corporation afin de limiter les responsabilités légales des individus impliqués qui, autrement, devraient répondre individuellement de toutes les actions du club. Il faut cependant noter que l’incorporation ne relève pas les dirigeants du club de leurs responsabilités fondamentales à l’égard de la loi :
2e étape: Affiliation de votre club auprès de la fédération de pétanque du Québec. Envoyé sa demande à Pétanque Québec avec tous les documents nécessaire à la création du club. La fédération communiquera avec vous pour vous donner votre numéro de club et les accès nécessaires pour enregistrer votre club et vos membres dans la base de données de la fédération.
QU’EST-CE QU’UNE AFFILIATION ?
Une affiliation est une adhésion à une organisation qui regroupe des personnes partageant les mêmes intérêts et passions et qui offre à ses membres des programmes et services.
QUI PEUT S’AFFILIER ?
Tout club de pétanque à caractère récréatif et/ou compétitif sans but lucratif nonobstant le nombre de membres.
CE QUE PÉTANQUE QUÉBEC OFFRE À SES MEMBRES AFFILIÉS ?
Les services complémentaires offerts aux clubs affiliés :
L’affiliation à Pétanque Québec est annuelle et doit être renouvelée au mois avril de chaque année.
POURQUOI S’AFFILIER ?
Être membre de Pétanque Québec c’est se prévaloir d’un vaste choix de services tout en aidant le développement de notre sport. Adhérer à Pétanque Québec, c’est soutenir :
COÛT ANNUEL (affiliation d'un club)
120,00$ (2024)