CRÉATION D'UN CLUB

QUOI FAIRE POUR CRÉER UN NOUVEAU CLUB DE PÉTANQUE

Le guide de démarrage et de gestion d’un club de Pétanque se veut un outil de référence adressé aux personnes intéressées à mettre sur pied un club de Pétanque et en assurer la bonne gestion. Tous les détails des étapes et procédures devant être mises en place pour la création d’un club.

ÉTAPES ESSENTIELLES DE LA CRÉATION D’UN CLUB

Le processus de création d’un club est une démarche somme toute assez simple. Une fois l’incorporation complétée, l’affiliation permettra de bénéficier de plusieurs avantages à votre club et à vos membres également.

1ère étape: Incorporation du club au Registraire des entreprises (obligatoire). Rendez-vous sur le site du registraire via le lien ci-dessous pour compléter les différentes étapes. La documentation ci-dessous peut également vous aider à comprendre et naviguer à travers les étapes de l’incorporation de votre club.

http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/demarrer/

Voici les différentes étapes d’incorporation d’un club avec information complémentaire à propos de chacune de ces étapes

IDENTIFIER AU MOINS 3 ADMINISTRATEURS

Identifier trois personnes âgées de 18 ans et plus qui agiront comme requérant auprès de l’Inspecteur général des institutions financières.

Choisir le nom d’une personne morale sans but lucratif

Vous devez vous assurer que le nom que vous avez choisi est conforme à la loi et aux règlements. Pour plus d’information concernant la conformité du nom de l’entreprise, consultez la page Définition et règles applicables au nom de l’entreprise ou le guide intitulé Les noms d’entreprises au Québec (IN-531) .

Vous devez également vérifier que le nom que vous avez choisi n’est pas utilisé par une autre entreprise au Québec. Pour ce faire, vous pouvez, avant de produire votre demande, rechercher le nom au moyen du service en ligne Rechercher une entreprise au registre .

Si vous êtes d’avis que le nom que vous avez choisi est conforme à la loi et aux règlements et qu’il n’est pas utilisé par une autre entreprise au Québec, vous pouvez demander une réservation de nom auprès du Registraire. Veuillez noter que la réservation de nom est facultative. Elle s’effectue au moyen du service en ligne Produire une demande de réservation de nom . Toute demande de réservation de nom entraîne des frais. De plus, une réservation est valide pour 90 jours.

Produire une demande de constitution en personne morale sans but lucratif

Les lettres patentes sont des documents délivrés en vertu de diverses lois afin de créer une personne morale. Les lettres patentes sont déposées au registre des entreprises.

Pour demander la constitution d’une personne morale sans but lucratif, vous devez :

Vous devez remplir le formulaire à l’écran et l’imprimer avant de le signer.

Documents à joindre à la demande

Voici la liste de documents à joindre à votre demande de constitution de personne morale sans but lucratif :

  • une déclaration sous serment (incluse dans le formulaire RE-303);
  • une copie du résultat de votre recherche de nom au registre ou une copie de la confirmation de la réservation de nom;
  • le paiement requis.

Tarifs et modalités de paiement

Pour connaître tous les frais qui s’appliquent à la constitution par lettres patentes dans le cadre d’une demande de constitution d’une personne morale sans but lucratif, consultez la page Tarifs du Registraire des entreprises pour une personne morale sans but lucratif québécoise.

Effectuer un paiement

Des frais sont exigés pour le dépôt d’une demande de constitution en personne morale sans but lucratif. Il est possible qu’un service prioritaire vous soit offert moyennant certains frais additionnels; le paiement de ces frais peut être effectué par carte de crédit à la toute fin de la demande, à l’étape Accusé de réception.

Si vous optez pour un autre mode de paiement, vous aurez besoin du logiciel Acrobat Reader pour pouvoir imprimer un bordereau de paiement. Vous devrez joindre ce bordereau à votre chèque ou à votre mandat-poste ou le présenter au moment de votre paiement en personne dans un bureau de Services Québec.

Notez que votre demande sera traitée seulement après la réception de votre paiement et que ce dernier doit parvenir au Registraire des entreprises dans les 10 jours ouvrables suivant la transmission de la demande.

Traitement de votre demande

Si votre demande est conforme et complète et que les frais exigibles ont été payés, le Registraire vous transmettra des lettres patentes. Le Registraire constitue la personne morale sans but lucratif et l’immatricule en lui attribuant un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). De plus, il déposera les lettres patentes au registre des entreprises.

Produire la déclaration initiale

Toute personne morale sans but lucratif constituée doit produire une déclaration initiale à la suite du dépôt de son acte constitutif au registre.

Pour remplir cette obligation, vous devez produire la déclaration initiale d’une personne morale . La production d’une déclaration initiale est gratuite si le dépôt au registre est effectué dans les 60 jours suivant l’immatriculation. Après ce délai, la déclaration devra être accompagnée du paiement de la pénalité prévue en cas de retard. De plus, l’entreprise s’expose à des sanctions administratives et pénales si elle ne produit pas la déclaration initiale lorsqu’elle est requise.

POURQUOI IL EST IMPORTANT D’AFFILIER SON CLUB

La première démarche dans la formation d’un club de Pétanque est la constitution du club en corporation à but non lucratif. Voici pourquoi :

La direction d’un club sportif implique que ses dirigeants posent des gestes à l’égard des membres, des gens et organismes de l’extérieur qui ont des implications légales. Il est nécessaire de constituer le club en corporation afin de limiter les responsabilités légales des individus impliqués qui, autrement, devraient répondre individuellement de toutes les actions du club. Il faut cependant noter que l’incorporation ne relève pas les dirigeants du club de leurs responsabilités fondamentales à l’égard de la loi :

  • L’incorporation du club permet de démontrer à votre institution financière, aux fournisseurs et aux commanditaires que vous représentez une entité légalement existante ;
  • Pétanque Québec demande que le club soit constitué légalement, afin de démontrer le fonctionnement officiel du club aux assureurs de Pétanque Québec ainsi qu’à la Direction du sport et de l’activité physique du gouvernement du Québec ;
  • Les divers paliers de gouvernement ainsi que les intervenants en sport et loisir, telles les Unités régionales de loisir et de sport, les fondations de sport et loisir, ne reconnaissent et soutiennent un club sportif que lorsqu’il est incorporé en tant qu’organisme sans but lucratif ;
  • La constitution en corporation permet l’adoption de règles formelles qui facilitent le fonctionnement du club et le passage ordonné des responsabilités malgré le roulement pouvant survenir parmi les bénévoles du club.

2e étape: Affiliation de votre club auprès de la fédération de pétanque du Québec. Envoyé sa demande à Pétanque Québec avec tous les documents nécessaire à la création du club. La fédération communiquera avec vous pour vous donner votre numéro de club et les accès nécessaires pour enregistrer votre club et vos membres dans la base de données de la fédération.

QU’EST-CE QU’UNE AFFILIATION ?

Une affiliation est une adhésion à une organisation qui regroupe des personnes partageant les mêmes intérêts et passions et qui offre à ses membres des programmes et services.

QUI PEUT S’AFFILIER ?

Tout club de pétanque à caractère récréatif et/ou compétitif sans but lucratif nonobstant le nombre de membres.

CE QUE PÉTANQUE QUÉBEC OFFRE À SES MEMBRES AFFILIÉS ?

  1. Une couverture d’assurance responsabilité civile générale et responsabilité civile des administrateurs et dirigeants de votre club à un prix avantageux avec le programme du Regroupement Loisir Québec.
  2. L’envoi des communiqués et la correspondance générale de Pétanque Québec par courriel au responsable de votre club.
  3. L’envoi des invitations aux compétitions sanctionnées de Pétanque Québec.
  4. L’envoi par courriel de l’infolettre.
  5. La liste des entraîneurs formés par nos programmes de formation de votre région (sur demande).
  6. La diffusion des nouvelles ou des informations sur les événements de votre club auprès de l’ensemble des membres de Pétanque Québec (via notre site web ou l’infolettre).
  7. La possibilité de tenir le congrès-gala annuel de Pétanque Québec.
  8. L’inscription du club à notre répertoire des clubs dans l’outil «Trouver un club», sur notre site web.
  9. La possibilité d’afficher le logo ou le site web de votre club sur le site officiel de Pétanque Québec.
  10. Se procurer du matériel à bon prix à la boutique de la fédération..

Les services complémentaires offerts aux clubs affiliés :

  1. La possibilité de tenir des tournois sanctionnés, championnats provinciaux et/ou événements spéciaux en respectant les normes établies (peut s’avérer une bonne source de revenus pour votre club).
  2. Service-conseil de Pétanque Québec : conseils techniques pour l’organisation de cliniques, de démonstrations, de camps d’entraînements et/ou de ligues (sur demande).
  3. La possibilité d’acheter le logiciel Painchaud (programme de gestion de compétitions : feuilles de cadrage, classement, etc.)

L’affiliation à Pétanque Québec est annuelle et doit être renouvelée au mois avril de chaque année.

POURQUOI S’AFFILIER ?

Être membre de Pétanque Québec c’est se prévaloir d’un vaste choix de services tout en aidant le développement de notre sport. Adhérer à Pétanque Québec, c’est soutenir :

  • Le développement de la pratique sportive :
    • Les réseaux de compétitions sanctionnées, les Jeux du Québec, les Jeux du Canada;
    • L’organisation d’un camp d’été;
    • La promotion de la pratique sportive tant auprès des clientèles compétitives que récréatives.
  • La formation des intervenants :
    • Programme national de formation des entraîneurs;
    • Colloque provincial des entraîneurs;
    • Programme de formation des officiels.
  • La mise en place de services collectifs pour les clubs et les membres individuels :
    • Négociation d’assurances (accident et responsabilité civile) à un prix abordable;
    • Représentation de ses membres auprès de Sports Québec, du Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport ainsi qu’auprès de Pétanque Canada;
    • Inscription et paiement en ligne aux compétitions;
    • Classement informatisé pour les joueurs compétitifs;
    • Taux préférentiel pour l’achat et la location de divers produits;
    • Diffusion d’un bulletin électronique mensuel.
    • Diffusion d’actualités variées via notre site web, Facebook

COÛT ANNUEL (affiliation d'un club)

120,00$ (2024)